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企业如何做好档案管理

发表时间:2020-05-03 19:39作者:广西迅图信息技术有限公司网址:http://www.gxxtxx.com/

为了企业的更好发展,对于档案的管理收集、整理的工作是非常重要的。有很多的饿企业不重视企业的档案管理工作,结果导致资料的流失,给企业带来无法弥补的损失。

一、档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与安全,便于企业各方面的利用。有专人负责档案统计工作, 按要求填报档案统计报表, 并做到迅速、真实、准确无误。

二、对企业的各项工作资料应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有。

三、 企业应当建立科学的管理制度,便于对档案的利用;配置必要的设施,确保档案的安全;采用先进技术, 实现档案管理的现代化。

四、保密档案的管理和利用,密级的变更和解密, 必须按照企业有关保密的制度和企业流程来进行管理。

五、鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法 禁止擅自销毁档案。做好档案室所藏档案种类、制成材料、设备和装具统计

六、各种档案按组卷要求,由各部门立卷人整理,按有关规定装订并移送档案室统一保管。及时、准确地登记档案的移交和接收,作到帐表相符。

七、各种档案的文字书写,必须用蓝黑或黑墨水书写,禁用其它笔书写。

八、、档案一般不外借,确因工作需要借阅档案时,均应在档案室按有关要求借阅。查阅档案,一般应在档案室查阅,需要摘抄或复制的机密文件,必须经领导批准,否则不准摘抄、复印。

九、档案要做到安全保管,定期检查,积极创造档案保管条件,做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密,保持经常通风。 档案室内严禁吸烟,严禁存放易燃、易爆物品,严禁使用电器。

十、查阅公司高层办公会议记录等有关案卷和绝密数字时,需经办公室主任或企业最高领导人批准;查阅一般档案资料时,档案员需进行登记,经办公室主任批准,方可查阅。

十一、凡查阅档案者,一般不准将档案带出档案室,如需要借出时,必须经有关领导批准;查阅者必须按规定查阅,与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。

十三、借出的案卷一般不能超过七天,如延期使用,需补办延期手续。

十四、案卷内要填写卷内目录和备考表,卷内目录置于卷首,备考表置于卷尾。目录和备考表都不算页数。

十五、编页号。用铅笔在每卷页文字的右上角或背面的左上角填写顺序页号,不能有误和遗漏。

十六、卷内文件材料要去掉金属物,并对破损材料要修补。案卷装订要整齐美观,不掉张页,采用三孔一线的装订方法。

十七、拟写案卷标题。案卷标题要简明确切,能够正确反映案卷的内容和成份。

十八、立好的案卷要按永久、长期、短期三种保管期限分开,按要求填写案卷封皮,注明专业档案的种类,按保管期限、时间顺序,并编写案卷目录并要求打印,一式三份,于每年五月末之前,要立好前一年的卷,连同案卷目录向企业档案室移交。

档案的保密管理对于一个企业真的太重要了,在这里给广大企业朋友提醒:档案要做到安全保管,不然会给企业带来很大的损失。


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