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档案管理-人事档案管理办法

发表时间:2020-05-10 02:26作者:广西迅图信息技术有限公司网址:http://www.gxxtxx.com/

人事档案是指公司在招聘、调配等工作中形成的有关员工个人经历及工作变动等情况的文件资料。为加强员工的人事档案管理,有效保护和利用档案,提高管理水平,特制定本办法。

一、档案管理员职责

档案管理员负责保护好员工人事档案,收集、鉴别、整理、建立人事档案材料,办理有关查阅、借阅手续,登记员工工作变动情况,为有关部门提供员工情况,做好人事档案(含人事电脑信息系统)的安全、保密和维护工作。

二、档案的分类

1、履历类:指人事资料表、个人简历、体检表及各类专业资格证书如学历、学位、专业技术职称证等。

2、考任类:指公司对个人的考核鉴定、个人任免、工作调任、以及先进评选、内部表扬或处分等材料。

3、劳资类:指员工的工资调整、工伤、福利、社会及商业保险参保及理赔材料,离职交接表、劳动关系如合同及补充协议等。

4、其他类:其它可供公司参考的员工材料。

三、人事档案的建设

1、员工人事档案的电脑检索信息必须时刻保持更新,以便可通过查阅员工编号对应员工档案信息。

2、确保档案资料的及时、准确性。凡是涉及到员工个人情况进行调整的,档案管理员在得到正式文件后应在七个工作日内进行调整完毕。

3、在相关工作中形成的各类人事档案,应及时整理归档,当月员工人事档案在次月10-20日之间建立完成。

四、人事档案的收集、建立、保管和销毁

1、集团各部门文员在提交完本部门人员(不含农民工)录用手续并经领导审批完成后,将本部门人员录用手续于7日内转交集团人事档案管理员处确认登记。

2、集团人事档案管理员对转交的档案填写接收表,需列明接受明细并由转交人签字确认。

3、集团人事档案管理员在每月20日前把上月该归档的资料及时立档归档。

4、立卷归档的材料必须认真鉴别,确保材料的真实性,字迹要清楚,手续要完备。

5、按规定销毁人事档案材料时,必须经有关负责人批准并登记在册。

6、员工离职后,应在次月20日前将离职的员工个人档案从在职员工档案中撤出,存入离职员工档案中。

五、档案的查阅

1、因工作需要,确需查阅员工档案的,需从工作联络单中经本部门分管领导、综合部经理审批后查阅,查阅范围仅限本部门员工。

2、档案除特殊情况一般不外借,除确需借出查阅时,应事先做好登记,并经领导审批后借阅,用后及时归还。

3、查阅档案严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案,查阅者不得泄露档案内容。

六、本管理办法从下发之日起开始执行。


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