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公司档案管理办法

发表时间:2020-05-10 02:30作者:广西迅图信息技术有限公司网址:http://www.gxxtxx.com/

第一条 为加强公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,为企业发展建设服务,根据《中华人民共和国档案法》等有关档案工作的法律法规,制定本办法。

第二条 本办法适用于公司机关及下属各单位的档案管理工作。

第三条 本办法所称档案,是指公司及各单位在从事基本建设、科研、经营、管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据、实物等不同形式和载体的历史记录。

第四条 公司档案工作实行统一领导,分级管理的原则,维护档案的完整与安全,便于各项工作的利用。

第五条 各单位要把档案工作列入企业发展规划和工作计划,档案工作纳入职工岗位责任制,把档案工作所需经费纳入本单位财务预算计划,保证档案工作所需经费,逐步加强设施设备等必备条件,维护档案的完整与安全。

第二章 档案管理的机构和职责

第六条 公司综合办公室负责档案工作的监督指导、保存利用和日常管理工作。各单位要设立与本单位相适应的档案工作机构,加强对档案工作的领导,要明确一名负责人分管档案工作,建立适应工作需要的档案室并配备符合要求的档案人员;各处室要根据实际,设专(兼)职人员负责档案工作。

第七条 档案管理的主要职责:

(一)负责贯彻执行国家和上级档案工作法律,法规和方针、政策,负责公司档案工作整体建设,统筹规划、组织协调、监督指导等。

(二)根据上级档案管理规定、标准、条例,组织制订公司档案管理办法、技术标准及实施细则。

(三)负责公司档案工作长远规划的制定、实施及档案统计、汇总及鉴定工作。

(四)负责公司各单位档案工作的业务指导和监督检查。

(五)组织档案工作人员的业务培训与档案学术交流。

(六)集中统一保管公司机关形成的全部永久、长期、重要档案资料及其它载体实物档案。

(七)负责全公司和各单位永久档案的上报、移交工作。

第八条 机关各处室应执行国家有关档案工作的法律、法规和政策,按照机关档案工作的标准规范、规章制度,做好机关处室文件资料的形成、积累、整理和立卷归档工作。

第九条 公司各单位档案管理主要职责

(一)贯彻实施《档案法》和国家关于档案工作的法规和方针政策,以及上级主管部门制定的规定办法,规范标准,结合本单位实际,制定有关制度、标准和实施细则。

(二)具有本单位档案工作的整体建设、统筹规划、组织协调、监督指导和档案安全保管的职能。制定本单位档案工作计划,并组织实施。

(三)负责本单位文件材料形成、积累和归档工作。

(四)集中管理本单位各种活动中形成的所有档案。维护档案的完整与安全,负责本单位各类档案的收集、归档、保管和开发利用。

(五)负责本单位档案工作的统计分析和汇总上报工作。

(六)负责向上级档案部门移交有关档案和资料。

(七)负责本单位重点工程、重大科研项目、重要活动的归档材料的验收。

(八)负责本单位档案管理网点的业务指导、检查和人员的培训。

(九)负责本单位档案管理新技术、新方法的推广和档案计算机管理的应用工作。

第三章 归档范围

第十条 归档文件材料的来源

(一)单位内部形成的文件材料。

(二)各单位和派出机构呈报公司的文件材料。

(三)各单位引进项目、外购设备等附带的文件材料。

(四)公司投资的全资、控股企业向公司呈交的文件材料。

(五)公司参加的合作项目、合作单位按要求向公司呈交文件材料。

(六)公司执行、办理的外来文件。

第十一条 公司在筹备、成立及生产经营过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围。

第十二条 归档文件材料主要包括纸质文件、电子文件、照片及感光底片、胶片、光盘、磁带、实物等各种载体形式。

第四章 立卷归档要求

第十三条 文件材料应在规定时间内归档。

(一)管理性文件材料在办理完毕后的第二年上半年归档。

(二)产品、科研课题及基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工验收、财务决算后3个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。

(三)外购设备仪器的文件材料在开箱验收后归档。

(四)职工参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后15日内归档。

(五)会计文件材料在会计年度终了后,由财务资产部门保管一年后移交归档。

第十四条 电子文件逻辑归档适时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致。

第十五条 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

第十六条 下列文件材料应随时归档:

(一)变更、修改、补充的文件材料。

(二)企业内部机构变动和职工调动、离岗时保留在部门或个人手中的文件材料。

(三)企业产权变动过程中形成的文件材料。

(四)其他临时重要活动中形成的文件材料。

第十七条 各处室必须严格遵守归档制度,不得无故延期或不交应归档的文件材料,如有些材料还需使用,也应先按要求立卷归档后再办理借阅手续。

第十八条 各处室向办公室移交档案时,要严格履行移交手续。

第十九条 档案工作人员应协助各职能部门及科室,对应归档文件材料的完整程度、准确性及保存价值进行确认,经职能部门或科室负责人签审后归档。

第二十条 科研成果鉴定、产品定型、基建项目工程竣工验收,重要外购设备仪器开箱验收及项目引进、对外协作项目等有关活动,要有档案工作人员参加,按照规定对所形成的档案资料进行验收。坚持“三纳入、四参加”制度。没有完整、准确、系统的文件材料以及项目没有归档,不能申报成果或评奖;不能最后通过验收或鉴定;所有经费不予结算。

第二十一条 立卷归档的总体要求:

归档案卷的总要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系和系统,符合质量标准要求,区别不同价值,便于保管和利用。具体应做到下述几点:

(一)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

(二)在职能活动中形成的,具有查考利用价值,办理完毕的各种形式和载体材料的文件及实物材料,都必须按照规定向档案部门移交归档,其电子档案应与纸质档案同步归档。

(三)归档文件以件为单位,进行装订和系统化整理

(四)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正文在前,附件在后;印件在前,定稿在后。

(五)卷内文件材料应按照排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方编号,图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。

(六)永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写;没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;卷内文件目录放在卷内。

(七)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

(八)当年办结的文件放在当年,跨年度的文件放在结案的年份里。长期不能结案的文件,可根据情况分阶段归档。

(九)归档时要注意办结情况,避免未结案归档及已结案的长期不归档。



文章分类: 公司新闻
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