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企业进行档案管理的意义

发表时间:2020-05-10 02:35作者:广西迅图信息技术有限公司网址:http://www.gxxtxx.com/

档案工作在整个企业运营中承担着“后勤”角色,虽不在前“冲锋陷阵”,但以其殷实厚重的信息资源支撑企业日常经营运转,档案的情报价值、评审价值等固有特性使企业档案在企业发展中发挥了重要作用,档案是企业发展的有力支撑。

一、企业档案的情报价值

档案在科研设计中具有重要的查考价值,科研档案是一个企业在产品设计研发过程中的重要技术依据,在整个企业战略规划过程中被纳入整个发展项目规划,被纳入单位领导议事日程,纳入单位工作计划,纳入单位的职工经济责任制。之所以如此,主要依仗于科研档案的重要查考价值,因为在开发产品的过程中,研发技术具有可持续性、连续性,对于科研人员具有无可替代的参考价值。企业产品的研发工作是一个从无到有的过程,在企业的整个运营战略中处于上游,具有总揽全局的战略地位。那么,研发肯定不是凭空设想、闭门造车,而是需要大量的科技情报档案资料作为支撑,查阅相关档案,吸收引进。从这个意义上讲,档案为科学研究提供了一个上升的平台,构造了一个可持续发展的框架。就笔者之前所在单位而言,从档案日借阅频次来看,科技档案最多,尤其是产品档案居多。大多借阅者都是反复研读、推敲,有些是为改进,有些是为新品研发。从这个层面上讲,档案其实一点也不“默默无闻”,而是在不断“发光”。

二、企业档案的评审价值

档案是历史真相的再现,具有一定的法律效力,以其书面性、客观性、真实性而成为最具说服力的证据凸显其巨大作用。笔者之前所在公司曾遇到此类事情,单位得到上级紧急通知要审计财务。由于时间紧任务重,需要通宵工作,为此,档案部门作了事前的材料准备。由于年度较多,需要提供涉及生产、经营、财务管理诸多方面的档案。养兵千日,用兵一时,从档案管理角度来看就是:存档千日,用档一时,保管了多日的档案,此刻价值才体现出来。其从这个意义上来说,档案管理同国防建设有相似之处,都是面向未来、服务于长远。档案管理从宏观角度来看,就是服务于国家国民经济建设,促进国民生产生活等诸多领域的可持续发展;从微观角度来看,主要面向社会的某一领域、团体、组织或个人的日常工作需要,就本单位而言,就是为本单位的生产、科研、经营、管理服务,着力于单位的各项工作顺利进行。从此次财务审计来看,审计人员从财务档案入手,全面审核了单位资金使用状况,整个过程,“档案”做了最好的回答。试想如果没有这些档案的“陪审”,恐怕很难完成此次审计工作,这也正是档案管理价值的微观体现。从档案的归档到编目、整理、保管等诸多环节,都是在为档案今后价值的发挥做准备,这些准备过程就是日常的养兵、练兵阶段,养兵练兵乃是用兵基础。档案管理同样如此,日常的档案管理业务是充分发挥档案价值的基础,是做好各项工作的重要前提,是单位进行重大战略决策的依据。

三、企业档案的维权价值

当下,各单位基础设施建设日新月异,项目档案骤增,这些项目档案涉及科研生产、技术改造等基础建设项目。这些项目在可行性研究报告、建设过程中,竣工阶段都需要全方位的质量监督、财务监督、责任监督。企业档案在这些项目建设过程中,无疑成为强有力的可查信息资源,扮演着维护企业权益的重要角色。从这个意义上讲,企业档案成为维护企业权益的重要法宝,其重要性可见一斑。笔者之前所在单位,在一次外购设备中,在开箱验收阶段时,发现一设备是翻新设备,当时及时拍照取证,提供相关项目档案有关技术合同、协议等,积极和厂家联系,使得事情妥善解决,为单位挽回经济损失。在日常工作中,设备档案、基建档案等项目查考较为频繁,问题多涉及设备维修、厂房改造、电网铺设、管道维护等事项,这些事项均为工厂的基础设施项目,关系着企业日常的正常运行。在解决这些事项时,档案始终如一地伴随左右,默默发挥着功效,维护着企业的正当权益。质量是企业的生命,没有质量无以言效益。质量档案对企业维护自身形象来讲可谓相依不离,当遇到重大质量问题时,需要企业提供相关产品原始记录,试验数据,以此说明产品是否按客户要求生产,是否达到客户对产品性能、参数的要求。每遇此事,笔者就要提供大量质量档案、试验档案,力图说明单位生产过程完全按规定要求生产,以此证明企业产品没问题,进而维护企业的权益。

四、企业档案的营销价值

企业要适应市场,要在市场上占有一席之地,就必须注重塑造企业自身形象,宣传企业产品。通过图片档案、荣誉证书档案的宣传可以向社会展示企业形象、精神风貌、产品品质,提高企业的知名度,从而获得较高的市场认可度。从笔者近几年的工作中,市场部经常借阅产品型号的生产许可证、产品合格证以及相关获奖证书的原始件,使得许多用货单位看后确认该厂是信得过的企业,产品质量可靠,纷纷与厂里签订供销合同,助推企业生产经营效益大增。


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