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企业如何做好档案管理很重要

发表时间:2020-08-31 16:57作者:广西讯图信息技术有限公司网址:http://www.gxxtxx.com

每个企业都会有属于自己的档案管理,很多时候我们的资料是日常性的文件,经常用到,甚至每天都会用到,企业那么多的员工每个人都有属于自己的档案,管理起来如果没有条理是很麻烦的。企业如何做好档案管理呢,今天就跟大家谈谈。

1、 档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案的完整性和安全性,方便企业各方面的使用。有专人负责档案统计工作,按要求填写档案统计报表,做到快速、真实、准确。

2、 企业工作资料之中应当归档归档的资料,必须按照规定定期交本单位档案机构或者档案管理员集中管理,任何个人不得占有。

3、 企业应建立科学的档案利用管理制度,配置必要的设施,保障档案安全,采用先进技术,实现档案管理的现代化。

4、 保密档案的管理和利用、密级的变更和解密,必须按照企业有关保密制度和企业流程进行管理。

5、 禁止实行档案保存价值评估原则、保管期限标准和销毁档案的程序和方法。对档案室保管档案的种类、材料、设备、配件等进行统计

6。各类档案由各部门档案人员按组卷要求整理,按有关规定装订,移交档案室统一保管。及时、准确登记档案的移交和接收,做到帐实相符。

7、 各种档案的书写必须用蓝黑色或黑色墨水书写,禁止使用其他笔。

8、 一般情况之下,文件不外借。因工作需要借阅档案的,应按有关要求到档案室借阅。一般情况之下,档案应在档案室查阅。需要提取、复制的保密文件,必须经领导批准,否则不得摘抄、复制。

9、 档案要安全保管,定期检查,积极创造档案保管条件,防止盗窃、防火、防潮、防尘、防漏,保持通风。档案室严禁吸烟、存放易燃易爆物品和使用电器。

10、 查阅公司高层办公会议记录和其他有关档案、绝密人物,应当经办公室主任或者企业最高领导批准;查阅一般档案时,档案人员应当登记,经办公室主任批准之后,方可查阅。

11、 查阅档案的人员一般不允许将档案带出档案室。确需借用的,须经有关领导批准;审稿人必须按规定查阅,与参考书内容无关的文字资料不得随意阅读、摘抄。

13、 借阅档案一般不超过七天。如果文件被延迟,就需要办理延期手续。

14、 文件之中应填写目录和测试准备表。目录应该放在论文的开头,准备表应该放在论文的末尾。目录和试卷都不算页数。

15、 页码。在每页正面的左上角或左上角用铅笔填写顺序页码,不得有错漏。

16、 清除卷内金属材料,修复损坏材料。文件装订要整齐美观,不掉页。采用三孔一线的绑扎方法。

17、 写下文件的标题。文件标题应简洁、准确,能正确反映文件的内容和组成。

18、 文件应按永久性、长期性和短期性分开存放。档案封面应按要求填写,并注明专业档案的种类。根据保存期限和时间顺序,编制并打印文件目录。应该一式三份。每年5月中旬后,编制之上一年度档案,连同档案目录一并交企业档案室。

档案管理的历史来看,档案管理是由非独立系统到独立系统,由简单到复杂的的一个管理过程,在面对档案资料的繁琐,我们更应该要有条理性的去管理了,档案管理对于一个企业也是很重要的东西,一定要安全,严格保密的。


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