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档案数字化管理系统的基本功能你了解吗

发表时间:2020-09-09 09:00作者:广西迅图信息技术有限公司网址:http://www.gxxtxx.com

档案是一个企业十分宝贵的数据资产,具备高效规范的档案管理是企企业在管理过程中十分重要的任务。传统的文件管理不仅耗费时间,而且工作量大容易出错,而如今,档案数字化强势的闯进了企业人的视野中,解决了传统企业档案管理出现的各种问题,提高了档案资源管理的水平。那么,档案数字化管理系统都有哪些基本功能?今天,广西迅图信息技术有限公司就带大家走进档案数字化管理系统的世界,一起领略它的风采!


一、 文件收集


1、自动编码:文件整理过程智能化,文件、表格自动分类、分类、编码,减少手工排序的难度和工作量,提高文件排序效率。


2、实时归档:建立纸质档案与电子档案兼容的管理模式,通过自动收集、人工录入、数据导入等方式收集档案,实现档案资料的实时归档。


二、 文件视图


1、快速查询:建立统一的信息化档案资源管理平台,可根据档案名称、编号、类别等进行快速查询,实现跨部门、跨系统、跨组织档案资源的利用和信息共享。


2、高效统计:对档案数据进行实时汇总和自动统计,全面记录档案数量、借阅频率等信息,节省档案查询的时间和精力,提高管理效率和质量。


三、 档案借阅与归还


1、借阅与留痕:网上查阅、借阅、审批等档案资料通过信息处理的全过程进行处理,操作行为留下痕迹,系统可追溯,实现档案的科学化、规范化利用。


2、在线召回:文件借阅实时跟踪、过期自动提醒、在线提醒和监督,取代了低效的手工操作,提高了档案借阅和归还的透明度。


四、 文件存储和销毁


1、安全存储:高效智能识别文件类型,自动启动和跟踪封存过程,实时备份和存储,避免文件泄漏和丢失的风险,确保文件数据的安全。


2、智能销毁:自动识别档案的价值和年代,智能提醒销毁操作,促进销毁进程,实现海量档案库存的高效分拣。


五、以数据为核心打造档案管理新生态


1、档案全生命周期管理

建立统一的数据标准,规范档案资源的收集和自动整理,实现档案全生命周期数字化管理,提高档案管理效率。


2、档案资源平台化利用

构建档案资源大数据平台,将单一、分散、封闭的档案信息转化为可转让、可共享、可重用的档案资源,促进档案科学管理和利用。


3、协同文件管理模式


企业文档可以根据权限随时进行查看、应用、共享和协同工作,系统之内操作的全过程可以实现档案资源的高效协同、安全可视化管理。


4、综合安全防护机制


通过多级权限控制和操作审批机制,对机密文件的访问、查询、下载、打印等进行控制,并对操作记录进行自动标记,防止恶意扩散、篡改和盗窃。


档案数字化管理系统通过各种形式将资料整理,保存,为企业的档案资料提供了巨大的保障,也更方便企业的管理。今天,关于档案数字化基本功能的相关知识分享到这里就结束了,感谢大家对我们的支持和鼓励。


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