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如何做好档案管理工作

发表时间:2020-09-24 09:00作者:广西迅图信息技术有限公司网址:http://www.gxxtxx.com

档案管理对于一个企业文化的形成和企业历史的积累起了很重要的作用。在企业成立时,企业各个类型的档案构成一整套完整的档案管理系统,形成专属于企业的文化。那么,如何使这些档案的收集,管理和有效利用得到优化?今天,我们就来和大家聊一聊吧!


1、一个健全的制度和领导的重视

第一企业领导不仅要抓好生产经营,还要统筹兼顾,必须把档案管理工作作为最基础的工作来抓,建立一套相应的管理制度,实行责任制到人;三是通过学习档案管理业务,提高相关人员的业务能力和业务水平,学习最新的工作经验,掌握本专业的相关知识,逐步完善档案管理工作;四是通过定期或不定期的检查工作,实现档案管理的规范化、系统化。


2、不断提升档案管理人员业务能力

随着档案内容的丰富,信息载体的日益多样化,档案资料的收集、管理和利用间的矛盾尤为突出,管理手段的不断完善和数量的不断增加,为适应档案信息化建设的需要,培养一批既懂网络技术又懂信息档案管理的综合型人才,为档案事业的可持续发展提供人才保障和技术支持。

(1)档案工作者要有良好的政治素质,档案工作者要学习党的路线,办好企业的方针政策要把信息公开培训作为专业培训的重点,把信息化培训作为专业培训的重点内容;

(2)提高档案管理人员的业务素质。在人才继续教育之中,既要加强专业知识的学习,又要提高计算机的学习水平。重视网络教育,保证档案工作的需要。档案工作人员的基本素质取决于继续教育的水平,同时也不同程度地决定着档案事业的整体水平。针对当前档案事业的发展,以往的档案理论和管理经验都在不断完善。同时,档案工作者要以新的载体不断创新和探索档案研究之中出现的问题

(3)为档案管理人员服务除了坚持原则之外,还要有改革创新的精神。我们应该把“给多少”改为“收多少”,“给”改为“缺”,改为“收资料”。只有这样,才能提高工作效率,树立良好的档案管理形象


3.1 档案收集

档案收集看似是一个简单的工作环节,但为了保持档案的完整性和实用性,我们需要以严肃的态度和全员参与的状态。首先,要大力宣传档案相关知识,提高档案收集意识,协助有关部门提高档案制作人员的档案识别能力,由于工作人员日常工作相对繁忙,文件形成零碎,使档案收集管理规范化,容易造成文件的丢失和积累,给员工今后的管理工作带来很大的麻烦,极大地影响了工作效率。因此,档案工作各部门要把资料、文件、图片等有关资料放在日常工作之中及时整理归档,并按要求进行完善。当数据完全准备好并移交给档案管理人员进行集中管理时,为档案第三年终归档打下良好的基础,严格执行收货规定。为保证档案的完整性,档案管理人员在接收各类档案时,应认真、详细地做好记录,为之后借阅、保证。


3.2 整理档案提供参考,分类归档

初步完整的第一手资料按要求进行预装、定期整理。档案馆工作人员应按档案归档标准进行档案归档,掌握管理档案的档案组成和档案分类方案,按要求对移交的资料进行整理和管理,使其准确、准确地编入档案,对不确定的情况有效在经验丰富的情况之下,应确认档案资料的准确性和完整性。同时,我们也要吸取教训,总结经验

档案的存在是为了更好地利用企业。在现阶段,档案数字化是有效利用档案信息资源的有效措施,使我们能够快速获取所需的档案信息子档案已成为档案管理的一种重要形式,但有效利用计算机的前提是输入准确的数据,否则整个计算机无法正常使用档案管理将陷入混乱。因此,应加强档案数据预处理的基础阶段,包括输入信息和数据的收集、整理和输入阶段。在检索信息的输入之上,必须遵循简单、清晰、重点、易查找的原则。


3.3 档案资料的保管和保管

档案资料按规范归档装订,以满足要求。档案应按档案柜的分类有序存放。档案信息应与档案存放地址一致,以实现档案管理工作的持久性,同时还应定期对归档档案进行安全检查,满足防水、防火、防盗、防虫等要求,对一些不经常使用的档案要定期维护,发现问题及时采取措施予以纠正。


不管怎么说,只有对档案管理工作因为足够的兴趣和热爱,才能够将档案管理工作就好并不断完善,从而形成良好的企业文化,同时也能更好的为企业服务。以上便是这篇文章的所有内容,感谢大家的阅读和支持。

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