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档案管理你所不知道的五大原则

发表时间:2020-10-09 09:00作者:广西迅图信息技术有限公司网址:http://www.gxxtxx.com

档案管理工作说不难也难,说难也不难,但它绝对是一项复杂的工作,每次谈到档案管理,难点就在于如何从这么多档案资料之中得到线索?当我们谈论分类和分类时,许多人都感到头晕目眩。事实上,档案管理是对杂乱无章的事物进行分类、组合、管理、编目的过程,需要进一步系统化。那么,如何归档呢?今天,我们就来和大家说说档案管理的五大原则。

档案管理的五大原则:

1、文件管理的对象是文件资料,其形式包括文件、图表、照片、磁带等。

随着文件资料的形成过程,有其特定的规律。在管理档案时,要了解文件资料的产生过程,认识其内在规律,尽可能遵循其内在规律。

如果掌握了文献的原始历史联系和档案形成的规律,就会发现为什么不能按体裁对文献进行分类?因为文件的内容不同。

2、充分尊重和利用原有管理依据

(1)充分重视和利用之前管理的依据,确定管理档案的任务和要求,不易干扰管理工作。

(2)在档案管理过程之中,要充分利用原有管理成果,不要轻易破坏原管理保存的历史局面。

3、文献间要保持一种有机的历史联系,这主要体现在文献的来源、时间和内容之上。

在档案管理过程之中,要保持文献间的历史联系。 源是指文件由一定的机关及其外部组织有机地形成。时间是指每一个文件制作者所进行的具体活动都有一定的过程和阶段,使文件间有一种自然的时间联系。内容是指在履行一定职能的单位的各项活动之中,为了开展一定的工作或解决一定的问题而产生的文件。

4、管理档案时,还要区分文件资料的不同价值,形成不同的保管单位。

即档案资料的保存期限。一般来说,我们所说的永久和定期分为30年和10年两个时期。

5、档案管理的目的是为了方便档案的存储、检索和利用。

妥善维护文件间的关系,管理文件,便于保管和使用,使它们基本一致。档案材料不是孤立存在的。无论是在时间、内容之上,还是在档案的创作者方面,总会有这样或那样的内在关系。例如,处理一个问题、开展一项工作、进行一项调查、召开一次会议、处理一个案件,必然会产生一系列与内容有关的文件。在管理这些文件时,我们必须适当地保持它们间的联系。

因此,文件管理就是从文件所反映的文件内容之中找出一些规律,并按照一定的逻辑进行排列。比如说,如果你想查某一方面的工作内容,可以通过管理好的档案快速准确地找出,即使你做好了归档工作。


档案管理划分的清晰明了,才能使公司员工更好的提高工作效率,从而为公司企业争求更大的利益。好了,今天的内容到这就结束了,感谢广大读者一直对我们的支持和鼓励!

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