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干货:档案管理规定,超实用,一定要收藏!

发表时间:2021-04-19 19:28作者:广西迅图信息技术有限公司网址:http://www.gxxtxx.com

第一章

总则第一条为加强公司档案管理,有效保护和利用档案,维护公司的合法权益,制定本规定。

第二条本条例所称档案,是指各级机关过去、现在的部门和工作人员直接形成的文字、图表、账簿、凭证、报表、技术资料、计算机磁盘、音像、电影、荣誉物品、证件等各种形式的历史记录公司在其经营、经营、企业管理、公关宣传等活动之中都对企业有价值。

第三条公司、部门和员工有保护档案的义务。

第四条档案工作实行统一领导、分级存储、分级存取的原则,实行网络化管理。


第二章档案机构及其职责

第五条公司各部门应设专人负责档案管理工作(即资料员)。


第六条档案工作由公司总经理统一领导。办公室负责本办公室保管的附件二所列档案的接收、收集、整理、归档、保管及其利用,并监督各部门、各子公司、股份公司、合营企业的档案工作。


第七条办公室应当逐步完善档案制度,保障档案安全、方便使用,采用科学手段,逐步实现档案管理现代化。

第三章档案管理

第八条整理方法:

1.方法:根据问题特点,设小卷,一事一卷。


2. 步骤:

A.收集

文档文件:本年设置之上一年的卷,本年的卷提前设置。

企业科技档案:将完整的项目卷,未完成的项目数据成卷。

B.根据分类和建立时间。

C.按下列分类方法分类

归档不同数值确定贮存期:永久性、长期性、短期性。


第九条流程管理:

1.公司保管档案:公司及子公司资料员应做好平时的预归档工作,对之上季度需要归档的预归档文件进行整理,并在事后或每季度正月10日后交办公室保管。任何人都不能把它们留给自己。


2. 部门保管档案:每季度第一个月10日后编卷交办公室,分级保管人每年2月10日后将档案总目录和预归档材料目录交办公室。


第十条监督:办公室根据档案总目录和各部门报送的预归档材料目录,定期或不定期进行检查,监督各部门的档案管理工作。

第十一条销毁:报总经理批准。销毁监督人员不少于2人,并在清单之上签字。

第十二条公司档案的分类和编号:指定的资料员经办公室培训之后,按有关档案分类和编号的要求进行操作。

第十三条企业签订的各类经济合同,按照合同管理规定办理。

第十四条借阅:公司需要借阅文件的,必须填写《文件借阅单》,员工不得随意取出公司的重要文件。因工作需要取出文件的,应办理文件借阅手续,经办公室批准之后取出,使用之后立即归还。读者必须妥善保管借阅的文件。未经允许,不得复制、更改、涂改、涂改、划线等。此外,不允许随意摆放,以免造成损失。

第十五条分级检查:公司有绝对权利制作具体的检查档案。


第四章文件备份制度

第十六条公司所有有价值的文件、报表和业务记录必须备份。

第十七条各部门应当努力实行计算机管理,做好业务数据的数字化处理和保存工作。计算机之中存储的数据和文件应按《计算机管理办法》进行管理。

第十八条备份盘和源盘应当分开存放,公司备份盘应当存放在公司之外。


第五章处理规定

第十九条有下列行为之一的,根据情节轻重,给予50-500元的减薪处理,构成犯罪的,依法追究刑事责任:

1损坏、丢失或者擅自销毁企业档案

2擅自对外提供、复制企业档案

3涂改、伪造档案

4档案管理员未及时上报档案或管理不善

5未按程序借、取、越级查阅者(档案管理员将受到处罚)


第六章职责

第二十一条本制度适用于威帆公司所有员工和部门。

第二十二条本制度的监督管理部门为公司办公室,第一责任人为各部门指定的资料员,第二责任人为资料员所在部门的部门经理。


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