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如何做好现代档案管理工作

发表时间:2020-05-03 19:29作者:广西迅图信息技术有限公司网址:http://www.gxxtxx.com/

档案对于一个企业是很重要的一部分,关乎到一个企业的形成和历史的发展的累积。在面对这么多的档案行业服务的时候如何选择一个好的安全的档案管理公司呢。档案的管理就是将把资料全部收集整齐有序的管理,有效利用做到最优化的进行阐述。

当一个企业成立各种档案就构成了该企业的记录随着时间的推移所有的档案将成为历史当经历实践的检验后而有些档案内容就成为了一种企业专属文化所以档案工作对一个企业文化的形成和企业历史的积累起着很重要的作用而做为一名基层档案工作者来说如何将这些档案的收集、管理与有效的利用做到最优下面就笔者的工作经验结合实际进行阐述

一、健全的制度以及受到领导的重视

第一一个企业的领导不仅要在抓好各项生产、管理、经营的同时还要做到统筹兼备必须把档案管理的工作作为一项最基本的工作并且要列入日常工作的管理目标;第二建立一套相应的管理制度把责任制度分配到个人;第三通过档案管理业务的学习来提高相关人员的业务能力和专业水平学习最新的工作经验并且熟练掌握本专业的相关知识逐渐完善档案的管理工作;第四通过定期或者不定期的检查工作实现档案管理工作的规范化及系统化

二、不断提升档案管理人员业务能力

档案资料归集、管理和利用之间的矛盾随着档案内容的丰富、信息载体的日益多样性、管理手段的不断完善以及数量的不断增加而显得尤为突出根据适应档案信息化建设的需求要培养一

些不仅懂得网络技术而且还要懂得信息档案的管理的综合型人才以便为档案事业的持续发展提供人才的保证以及技术上的支持

第一档案人员的内在要求是要具备良好的政治素质档案工作者要学习党的路线方针政策使自己的业务工作保持正确的方向应该具备较强的组织纪律性遵守章程杜绝一切泄密、失密的现象发生把档案管理人员的专业培训作为重点的同时还要把信息化建设当做专业培训和继续教育的内容列入培训的最基本科目;使能否掌握档案信息技术作为专业水平衡量的标准而且要列入档案人员的考核范围

第二提高加强档案管理人员的业务素质在人员的继续教育中不仅要加强专业知识的学习而且要提高对计算机的学习把网络教育重视起来确保能够适应现在对于档案工作的需要档案工作人员的基本素质取决于继续教育的水平同时也在不同程度上决定着档案事业的整体水平就目前的档案事业发展情况看以往的档案理论和管理经验在不断地完善同时档案管理人员也要不断创新不断探索研究新型载体的档案所产生的问题

第三对档案管理人员的服务意识的加强主动服务意识和默默奉献的精神要在工作中不断体现除了要坚持原则还要具备改革创新的精神能力把“给多少”改为“收多少”、“给什么”改为“缺什么”、“等材料”改为“收集材料”只有这样才可以提高工作的效率并且树立良好的形象

三、关于档案的管理

3.1收集档案

档案的收集看似是一个简单的工作环节但为了保全档案的完整性以及实用性需要很认真的态度以及全员参与的状态首先要大力宣传档案的相关知识提高大家的档案收集意识帮助相关部门涉及产生档案岗位人员提高档案鉴别能力

其次实行档案收集与管理的规范化由于工作人员的日常工作比较繁忙形成的文件是零碎的这就很容易使文件丢失及堆积为工作人员以后的各项管理工作都带来了很大的麻烦很大程度上影响了工作的效率所以档案工作的各个部门要把平时工作中材料、文件及图片等相关材料进行及时的整理归档并且要按照要求进行完善等到资料准备完整交给档案管理人员进行集中管理从而为档案文件的年终归档打下良好的基础

第三严格执行接收规定为了确保档案的完整性档案管理人员在接收各种档案时都要进行认真详细的记录工作为今后查借阅提供保障

3.2整理档案并进行分类及归档

把初步形成的、齐全的第一手资料按照要求进行有规律的预装及整理档案的工作人员要按照档案归档的规范进行档案归档并且掌握管理档案的案卷构成和档案分类方案把移交的材料进行整理按照要求进行管理做到分类立卷准确无误内容有效对于不确定的要向经验丰富的同时及时确认保证档案资料的准确及完整与此同时也要吸取教训、总结经验

档案的存在是为了企业更好的利用在现阶段档案资料数字化是有效利用档案信息资源的有效举措这样能使大家快速查阅到想要的档案资料电子档案已成了档案管理的重要形式但有效的利用计算机的前提是必须录入准确的数据否则会导致整个计算机档案管理陷入混乱之中所以要加强档案资料前期处理的基础阶段包括输入信息与数据的收集、整理及录入阶段在录入检索信息时一定要遵循简洁、明了、关键、便于查找的原则

档案信息是人类在社会实践活动中的原始记录是历史的结晶因此注重计算机中档案信息的安全性尤为重要在网络环境下档案资料数据库要具备建立入侵性病毒监控体系、拥护权限的控制、数据库的加密以及安全漏洞的检查等决绝网络安全的重要措施是配置防火墙用户权限管理是对用户身份的验证加密是保护机密性的关键而作为档案工作人员就要不断提高自身的政治素质和业务综合素质树立档案工作者的风险意识职业道德水平强化保密意识系统掌握现代管理知识和档案专业知识努力优化知识结构避免出现一些工作失误能够更好地适应当前档案工作的需要要让电子档案管理在高效统一的环境下运作更好为企业服务

3.3关于档案资料的保管及存放

按照规格进行档案资料的立卷装订做到符合要求在档案柜中要有条理的按照类别进行档案的存放档案信息与档案存放地址一致方便以后实现档案管理工作的持久性同时也要对已经存档的档案资料进行定期的安检达到防水、防火、防盗、防虫所规定的要求有些就算是不经常使用的档案资料也要经常地进行维护发现问题应及时采取措施补救

总之如果从事档案的管理工作只有做到热爱这份工作并且充分了解这份工作同时也要不断完善档案管理工作才能够激起档案工作者的工作热情从而使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路形成良好的企业文化更好地为企业服务

由此可见,选择一个好的档案管理公司是多么的重要。在现代发展快速的社会中,做好档案管理的工作是非常重要的,也是不难的。广西迅图信息技术有限公司专业从事档案管理多年,经验丰富,得到了很多顾客的好评,在地方也是小有名气,很多地方都是可以查到的,把档案交给他们公司负责是很放心的。


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